Dall'incasso al vero guadagno in gelateria: dove finiscono i soldi?

Qual è il tuo vero guadagno in gelateria? Certo non è tutto quello che ti entra nel cassetto degli incassi: se anche nella giornata il tuo registratore di cassa ha allegramente battuto scontrini su scontrini, devi ancora pagare stipendi, affitti, tasse, bollette… potrebbe restare ben poco per te!

Se però sei consapevole di cosa entra e di cosa, invece, dovrà uscire, potrai tenere i tuoi conti in ordine e sapere sempre se ti stai avvicinando a una situazione di rischio o se, invece, va tutto bene.

In una gelateria, avere la situazione sott’occhio è ancora più importante perché la tua è un’attività stagionale: i guadagni estivi ti devono servire anche per coprire buona parte degli stipendi, degli affitti, dell’elettricità che pagherai a dicembre.

Devi sapere sempre, quindi, se hai abbastanza risorse per affrontare anche la bassa stagione senza problemi o se devi correre ai ripari finché è possibile.

Cominciamo quindi a capire come si compone davvero il nostro cassetto degli incassi: cosa c’è dentro, cosa andrà via subito, cosa va messo da parte per le tasse… vedrai che sarà molto più semplice arrivare a fine anno con un buon utile che sia davvero a tua disposizione, il vero guadagno della tua gelateria.

Con questo nuovo articolo, mi riallaccio al primo articolo dedicato al cassetto degli incassi, il vero padrone della gelateria (segui il link e leggi l’articolo, se te lo sei perso).

L’IVA

Prima di iniziare, una premessa importante: ricordati che l’IVA non è né un costo né un ricavo, ma solo un qualcosa che, anche se incassi, devi subito mettere da parte perché dovrai versarla allo stato.

Moltissimi gelatieri ed esercenti commerciali in generale considerano l’IVA fra le proprie disponibilità, salvo poi disperarsi il 16 di ogni mese (o trimestre) quando si trovano il loro F24 da pagare!

Qual è quindi il modo corretto di trattarla? Semplicemente, non considerarla fin dall’inizio come una cifra in tuo possesso: è un semplice anticipo.

Per fortuna non devi metterti a fare calcoli complessi: ci penserà il tuo registratore di cassa a dirti con precisione quanto del tuo incasso è IVA e quanto, invece, è realmente nella tua disponibilità.

Dall’altra parte, ricordati che se acquisti qualcosa (ad esempio le materie prime) pagandolo Euro 10.000 + IVA, il tuo costo reale è di Euro 10.000 – l’IVA la recupererai (di solito togliendola da ciò che devi pagare nell’F24).

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I COSTI PRINCIPALI IN UNA GELATERIA

Dopo aver chiarito la questione dell’IVA possiamo cominciare a togliere quelli che per davvero sono costi e che dovrai essere in grado di ripagare (o di anticipare) grazie a ciò che entra nel tuo cassetto degli incassi.

Costo del venduto: cioè tutto ciò che ti serve per produrre e poi servire il tuo gelato e le altre specialità in vendita. Rientrano in questa voce le materie prime (latte, frutta, zucchero…) e gli accessori per il servizio (coppette, coni, tovagliolini…). Questi costi in una gelateria mediamente pesano per circa il 20-25% del ricavo.
Costo del personale: ovvero gli stipendi pagati ogni mese ai dipendenti.
Le spese fisse e altre spese che hanno una variabilità minima: acqua, elettricità, riscaldamento cambiano leggermente in base al consumo, ma gli importi sono sempre simili. È facile stimare quanto viene speso ogni mese per queste voci, basta controllare le vecchie bollette.
L’importo dell’affitto invece è sicuramente fisso, e magari anche il canone di assistenza per la manutenzione delle vetrine e degli impianti refrigeranti…

Non dovrebbe esserti difficile, quindi, calcolare ogni mese quanto hai speso per queste voci né fare previsioni su quanto probabilmente spenderai nei prossimi.

Sapendo sempre cosa dovrebbe uscire dal tuo cassetto degli incassi, sarai in grado anche di prevedere con buona approssimazione il guadagno della tua gelateria e/o darti degli obiettivi di vendita per coprire tutte le spese e salvaguardare per te un margine accettabile, anzi soddisfacente.

Per aiutarti nei conti, potresti impostare (e aggiornare mensilmente) una tabella di questo tipo:

	Importo (Euro)	Valore %
Quanto c’è nel mio cassetto? (INCASSO totale)	12.000
– Prima voce da sottrarre: IVA	1.090	(il dato risulterà dal registratore di cassa)
Restano:	10.910
– COSTO DEL VENDUTO	2.730	(il dato risulterà dalle fatture dei fornitori)
Restano:	8.180
– COSTO DEL PERSONALE	2.300
Restano:	5.880
– COSTI FISSI E ASSIMILATI	2.200
Restano:	3.680

È impressionante vedere come scende velocemente il valore del cassetto degli incassi in gelateria, ma è ben peggio arrivare a fine anno senza rendersene conto (magari dopo essersi impegnati in progetti e spese che non si è in grado di sostenere!).

COSA RESTA? PUBBLICITÀ, TASSE ECC…

Da questo schema restano fuori molti valori importanti: la tua retribuzione, ad esempio. O le somme da destinare agli investimenti in pubblicità o ancora l’acquisto di nuove attrezzature.

Questi però sono valori che puoi decidere tu, almeno in gran parte: è giusto quindi che tu li stabilisca solo quando hai una visione molto chiara di ciò che resta nel tuo cassetto dopo aver tolto costo del venduto, personale e spese fisse.

Controllando con regolarità cosa resta dei tuoi incassi e qual è il tuo guadagno stimato, inoltre, potrai programmare le spese in modo da essere sicuro di poter pagare le tasse al momento giusto.

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Questo blog post è una versione riadattata dell’articolo “Dove finiscono i soldi del cassetto degli incassi?” che ho firmato per puntoIT – rivista di gelato artigianale, bar e pasticceria, disponibile anche sul sito www.portalegelato.it